在Evernote標籤善用符號:易於翻查、執行和計劃日常生活與工作

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日常生活中我都會在手機、平板和電腦裝置上使用雲端筆記Evernote,這類筆記應用最大的好處是隨時隨地都可以翻查過去的紀錄,和新增對自己有用的內容。長遠來說,它是我的「私人Google助理」:是最適合我的知識和智慧資料庫,對於學習、工作、個人成長等方面十分有用,且隨時間累積。

雲端筆記(指的不只是Evernote還有Bear、OneNote)都有一個很重要的功能:標籤。每篇筆記可以容納很多很多個的標籤,為分類提供很大的彈性。

標籤:作為目錄和搜尋篩選的渠道

標籤可以是龐大資料庫的總目錄:我可以隨時打開這個目錄,看看自己的筆記到現在為止有什麼類型的內容。標籤也可以增加筆記被搜尋的機會:要知道搜尋引擎不是每一次都很聰明,因為你一時的關鍵字就能找到最合適的內容,如果在新增或修改筆記的過程中替筆記加上一個好的標籤,那麼有一天我需要搜尋時它會真的出現。

在Evernote,筆記標籤目錄頁裡是按字母排序:即首先是一堆符號(#、@、*⋯⋯)然後才是A、B、C、D⋯⋯Z,再來是中文字。

說到「符號」,符號是我們設立標籤時很少會想到,但是很有用的。電腦玩物也很善用符號來輔助他每天要進行的工作。符號的好處有:

  • 每次要加相同的常用標籤時,只要輸入該符號,Evernote就會出現有該符號的標籤,那麼加標籤這過程變得又快又簡單。

  • 同樣,搜尋標籤時也會更快!

  • 在標籤頁翻查,以符號為首的標籤會置頂,容易找出來。

每一個符號在我心中都有一個意思,現在我的符號主要有以下:

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簡單來說,有三大類,因應我的需求而設:

  • 旅行(國家和地區):因為我會去旅行,平時閱讀(如社交平台)時都會記下想去的景點,不用在決定出發時才做資料搜集。於是我可以在標籤搜尋/篩選器中幫助自己做決定。

  • 專案/任務(過去、現在、未來):我會用Evernote進行各種工作和生活上的專案(project),過去用「*」並加上年月份和工作專案名稱(如「*201809 工作專案名稱」),這樣系統會依日期排序方便我查閱。進行中則用「**」,未來「***」方便計劃。

  • 學習:建立知識庫也是我用Evernote的目的,起初我為每一則筆記加上標籤時,採用很隨意的「想到什麼關鍵詞就用什麼關鍵詞」,但隨日後我知道自己比較常用什麼字詞(因為系統會提示)時,我會在該標籤前加「#」,表示那些主題是我比較重視的,會更常去回顧。

情景:我想旅行,我可以去哪裡?

國家和地區被我完全置頂,因為我會在旅行前看看Evernote記下了什麼國家的資料,好讓自己可以決定要造訪哪個地方。Evernote除了有一個基本的搜尋器,也有一個標籤搜尋器,在筆記清單中的右上方有一個標籤符號。當我按「--」時,就會顯示我記錄過的國家,標籤搜尋器的特點是替用戶篩選出含有一個或以上標籤的筆記。

例如我搜尋「畫畫」標籤,除了直接相關筆記外,還會顯示有這標籤的筆記通常還有什麼其他的標籤,這時候你亦可以進一步篩選。

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在平時為筆記加上標籤時,我會想到什麼關鍵詞就加入什麼字上去。如果是為了將來搜尋景點,我會同時加上國家和城市/地區。國家為「--XX」,城市則為「-Y」。當我輸入「--」時我會知道有什麼國家可以去,點選想查看的國家時,就會顯示可以去的城市。然後就會有那個城市的建議景點供我參考。

把當下常用標籤放入捷徑

在Evernote,用戶可以為個別筆記、標籤、筆記本建立捷徑,甚至在捷徑中為裡面的內容排序。捷徑是自己當下的工作清單,會常常聚焦、使用的筆記內容。

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標籤已經可以取代筆記本(資料夾)

Evernote除了標籤同時也有筆記本,我亦曾用過後者,簡單來說它是資料夾,每篇筆記只能放入一個資料夾。有些人會利用它分類有關工作是否已完成(如進行中的則放在相關資料夾,完成了的則放在一個叫「封存」的資料夾封存留待未來待用)。但我覺得同時處理標籤和筆記本很亂很麻煩,既然標籤已經帶來很好的分類和管理,又為何要費神整理筆記本呢?所以現在我的Evernote只有一本筆記本。


後記

這是我在2019年7月的標籤使用心得,當然不是每個人都適合跟隨,而我未來也可以更改使用方法。因為雲端筆記本來就是有很多可能性,最重要的是我們可以在使用過程中學習如何更能配合自己的需要。

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